Dados da vaga Assistente Executivo E Operacional em SP

Destaques importantes

1. Área e especialização profissional: Administração - Secretariado
2. Nível hierárquico: Especialista
3. Local de trabalho: São Paulo, SP
4. Regime de contratação de tipo Prestador de Serviços (PJ)
5. Jornada Período Integral
6. Modelo de Trabalho: Presencial
7. Objetivo da posição
8. Executar e operacionalizar as rotinas logísticas da empresa, apoiando a diretoria e garantindo que atividades, visitas e reuniões aconteçam conforme o planejado.
9. A função exige organização, agilidade, execução consistente e boa comunicação.
10. Principais responsabilidades
11. 1. Operação logística e apoio às visitas
12.                •             Operacionalizar a logística das visitas técnicas e agendas externas (interface com os clientes para alinhamento e acompanhamento da logística de voos e hospedagens)
13.                •             Fazer interface com clientes para alinhar datas, agenda e detalhes operacionais
14.                •             Acompanhar a execução de viagens e deslocamentos da equipe, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado e solucionando imprevistos quando necessário
15. 2. Apoio à agenda da diretoria
16.                •             Organizar e gerenciar a agenda da diretoria
17.                •             Agendar, reagendar e garantir que as reuniões aconteçam
18.                •             Contatar clientes envolvidos diretamente na agenda da diretoria
19.                •             Enviar convites, confirmar presenças e preparar agendas
20.                •             Abrir reuniões no horário previsto e garantir que estejam acontecendo corretamente
21. 3. Organização e controles
22.                •             Criar e manter controles operacionais em Excel ou sistema próprio
23.                •             Monitorar prazos, entregas e informações operacionais
24.                •             Apoiar na padronização e melhoria dos processos internos
25. 4. Comunicação e relacionamento
26.                •             Manter comunicação clara e objetiva com clientes, equipe e diretoria
27.                •             Fazer interface administrativa com parceiros internacionais (envio de contratos, documentos, informações e acompanhamentos)
28.                •             Comunicação escrita clara e estruturada em português e inglês
29. Requisitos
30.                •             Experiência mínima de 3 anos em rotinas operacionais ou administrativas
31.                •             Organização, agilidade e capacidade de lidar com múltiplas demandas
32.                •             Excel intermediário
33.                •             Inglês avançado (principalmente para comunicação escrita)
34.                •             Capacidade de lidar com imprevistos e demandas urgentes
35. Diferenciais
36.                •             Espanhol
37.                •             Experiência em ambientes dinâmicos
38.                •             Vivência com logística ou operação de equipes
39.                •             Conhecimento ou experiência no setor de saúde
40. Benefícios:
41. -. Descanso remunerado

Valorizado

1. Escolaridade Mínima: Ensino Superior
2. Inglês (Avançado)

Habilidades Desejadas

• Organização
• Agilidade
• Microsoft excel
• Tomada de decisão
• Gerenciamento de equipe